Entrevista a Jesús Torres [Oficina de Software Libre de la ULL]

En noviembre del año pasado, la Universidad de La Laguna migró su correo-e a Google Apps, algo que supone un cambio importante en uno de los servicios básicos de cualquier organización, algo que, dado el volumen de usuarios de una Universidad, me pareció muy interesante.

Jesús Torres es el Director de la Oficina de Software Libre de la Universidad de La Laguna, y ha sido tan amable de contestar a la siguiente entrevista:

¿Cuántos usuarios de correo-e tiene la ULL?

En la actualidad la ULL tiene 23000 alumnos, todos con cuenta de correo en Google Apps. Además hay otros 2500 usuarios; entre personal docente, investigador y de administración y servicios; todos con cuenta de correo. Para estos últimos utilizar Google Apps es opcional, ya que en caso de no querer hacerlo pueden seguir empleando la plataforma de correo institucional, que está basada en software libre.

¿Qué motivos les decidieron por una solución de SaaS?

El correo electrónico hoy en día es un “producto básico” del que esperamos que siempre esté disponible. Sin embargo eso no refleja la cantidad de horas de trabajo y recursos que son necesarios para que eso ocurra. Mantener una infraestructura de correo típica para una organización del tamaño de la Universidad de La Laguna; con una cuotas de espacio y tiempos de entrega razonables, mientras se hace frente a la creciente cantidad de SPAM y malware; es una tarea que consume una ingente cantidad de recursos. En ese contexto parecía muy complicado que se pudiera invertir, a corto o medio plazo, los recursos necesarios para llevar la solución interna de correo electrónico a niveles cercanos al de las soluciones SaaS, desde el punto de vista de características para los usuarios. Soluciones SaaS a las que, por otro lado, tiene acceso todo el mundo; de tal manera que se corría el riego de que se generalizara entre los usuarios el utilizar este tipo de servicios en lugar de la plataforma institucional.

Por otro lado las soluciones SaaS incluyen una serie de herramientas interesantes desde el punto de vista de la colaboración y el trabajo en grupo. En la actualidad en muchas organizaciones se utiliza el correo electrónico como herramienta colaborativa. Sin embargo no se trata de un medio diseñado para ese fin, por lo que contar con herramientas adecuadas para apoyar el trabajo en grupo es realmente algo fundamental. Estas soluciones SaaS proveen herramientas de las que de otra manera sería muy complicado que pudiéramos disponer.

¿Y entre Office 365 y Google Apps?

Hay reconocer que Microsoft tiene un gran producto y lo ha sabido vender muy bien entre las universidades. Esto último no debe extrañarnos ya que Microsoft tiene un departamento comercial muy potente y un servicio de atención al cliente que prácticamente cubre todo el mundo, algo que no puede decir Google. Además prácticamente todas las universidades españolas somos clientes de Microsoft porque adquirimos la licencia campus que nos da acceso a sus productos a un precio muy ventajoso, por lo que contratar con ellos Office 365 es muy sencillo.

Lamentablemente el producto de Microsoft presenta algunas limitaciones que para nosotros fueron significativas. Fundamentalmente estaba el problema de que su integración con la actual infraestructura universitaria requiere de Microsoft Exchange, producto del que no hacemos uso en la Universidad de La Laguna. Otras universidades si han optado por la solución de Microsoft porque ya estaban utilizando dicho producto. Además Office 365 no puede trabajar con algunos formatos, como ODF, mientras que para utilizar el producto de forma offline es necesario tener instalada alguna copia de Microsoft Office. Esto hubiera sido un duro golpe para la política que pretendemos desarrollar de utilizar formatos estándares y abiertos (tal y como nos obliga la Ley de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos ) y hubiera restado apoyo a nuestra distribución de Linux, que ahora mismo está instalada en algo más de 1000 equipos. Por último creo que es importante destacar que el producto de Google facilita más que ningún otro la colaboración y el trabajo en grupo, especialmente en tiempo real.

Una vez elegida la solución de Google ¿cómo resultó realizar la migración?

Sin conocer todos los detalles, creo que puedo decir que no ha habido ningún problema.

Debido a la existencia de soluciones SaaS gratuitas, el uso del correo electrónico institucional por parte del alumnado era algo marginal. Por eso se optó por no migrar automáticamente el correo almacenado en la antigua plataforma, instando a los usuarios a que lo hicieran ellos mismos si es que estaban interesados.

Respecto del correo-e, ¿qué tal ha sido la adaptación de los distintos tipos de usuarios al nuevo entorno?

La verdad es que no hemos tenido mayores problemas. Por un lado muchos alumnos ya conocían el producto o utilizaban alguna cuenta de correo personal en alguna plataforma similar. Mientras que en el caso del PDI y del PAS la migración es opcional, así que primero lo han hecho aquellos que ya utilizaban Gmail y que, por tanto, estaban convencidos de sus virtudes.

Hay que tener en cuenta que el personal puede migrar en cualquier momento, disponiendo de un mes para volverse atrás si la solución no les convence. En todo caso estamos introduciendo algunas acciones formativas para dar a conocer la plataforma y animar su uso.

A parte del correo-e ¿qué otras aplicaciones están usando dentro de Google Apps?

Están activadas todas las herramientas que soporta la plataforma: Google Docs, Picasa, Calendar, Gtalk, etc.

Si hablamos de usos concretos, algunos centros están promoviendo el uso de Google Calendar para compartir los horarios de las asignaturas con los alumnos, mientras que mi propio departamento está haciendo lo mismo pero con la información de las tutorías y el soporte para citas. En principio la idea es crear varios calendarios (académico, horarios de asignaturas, actos culturales, etc.) con diferentes tipos de eventos y compartirlos para que los miembros de la comunidad los importen según sus intereses. Además Servicios TIC lleva tiempo utilizando esta misma herramienta para todo lo que tiene que ver con la reserva y planificación de recursos compartidos: salas de videoconferencia, aulas de informática, etc.

Respecto a Google Docs es muy complicado tener datos fiables sobre su uso. Sin embargo mi impresión es que cada vez se usa más, especialmente entre los usuarios de nivel medio o avanzado a la hora de elaborar documentos de forma colaborativa.

¿Qué cosas has echado en falta en el proceso de migración y en las funcionalidades actuales?

En general el mayor problema con la solución de Google es el soporte. Como ya he comentado, Google no tiene un servicio internacional como el de Microsoft. En principio si surge algún problema hay que ponerse en contacto con ellos a través de un formulario, usando un identificador de soporte, y esperar a que te respondan. Por lo tanto el trato es menos directo y eso siempre genera cierta inseguridad, especialmente entre los responsables de una organización del tamaño de la nuestra.

Respecto a las funcionalidades, Google tiene tradición de no resolver en sus aplicaciones pequeños detalles que a veces son muy molestos. Por ejemplo, para que Google Docs se puede generalizar como herramienta para la creación de documentos oficinales, es necesario que soporte marcas de agua. Sin embargo lo más parecido a ese soporte se eliminó hace años, al introducir el nuevo editor, y aun no le han dado solución. Otra aspecto mejorable es la gestión de los ficheros en Google Docs, ya que sería muy deseable tener alguna herramienta de sincronización al estilo de Dropbox, pero por el momento esas herramientas son proporcionadas por terceros y no están soportadas en todas las plataformas.

Finalmente sería interesante que publicaran una API completa para Google+. Las redes sociales pueden ser una herramienta muy útil para apoyar la formación de nuestros estudiantes, pero que eso ocurra sería más fácil si pudiéramos añadir fácilmente los alumnos a los círculos de sus profesores.

¿Cómo valoras la experiencia?

En mi opinión estamos ante un cambio muy positivo. Obviamente, como Director de la Oficina de Software Libre de la Universidad de La Laguna, hubiera preferido conseguir lo mismo utilizando herramientas libres. Pero si obviamos ese gran “pero” creo que hemos dado un paso muy importante. En el poco tiempo que llevamos con las nuevas herramientas ya se nota como en algunos grupos está cambiando la forma de trabajar y ahora lo que pretendemos conseguir desde el Vicerrectorado TIC es que esto se extienda a toda la comunidad universitaria.